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名刺管理・パソコン編

 名刺をデータ化して管理する方法は、画像として扱う場合と、テキストとして扱う場合に分けることができます。テキスト化しておけば、そのままデータファイルに流用できますから利便性は上がります。その分、データ化する際には誤字、内間違いのチェックを慎重に行う必要がありますので、最も手間がかかります。市販の名刺管理ソフトはOCRという文字認識機能が付いているものがほとんどで、スキャナで名刺を読み込み、名刺に書かれた文字をテキストに変換してくれる機能があり、なおかつデータベースとして扱える機能があります。一度データ化してしまえば、エクセルやアクセスなどで編集・管理できるようにエクスポート機能が付いていますので、様々な形で流用することができます。その他にも、ソフトごとに様々な特徴がありますので自分に必要な機能を選んで選ぶ人が多くなると思いますが、文字の認識率が低いソフトはどんなに多機能であっても使いにくくなります。特にテキスト修正に手間取ることになりますので、口コミで文字の認識率を良いものを選ぶのがいいかも知れません。
 画像データとして残す場合は、そのままでは検索性がありませんので、どうやって検索性を持たせるかが重要です。名刺は通常の画像とは異なり、サムネイル表示やスライドショーで探すことは難しいので工夫が必要になります。まずはフォルダ分けや、ファイル名で工夫しましょう。こうして画像として残しておくだけに留めると、名刺管理に使う時間が少なくて済むというメリットがあります。ただし、この場合はデータ化せずに物理的に名刺を残しておくよりも検索が面倒になることも多いので、多量の名刺を管理するのには向いていません。もしくは数多くの名刺であれば、画像ファイルとして取っておく場合にも、検索するためにはキーワードを作る必要が出てくる場合もあります。画像としてデータ化する場合はアナログとの併用がおススメです。データ化しておくと、間違って捨ててしまったというミスがなくなるので、名刺が整理しやすくなるというメリットもあります。
 そして名刺のデータが終わったあとに、名刺を処分するのであれば、きちんとシュレッダーにかけて個人情報の保護にも気を使いましょう。

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