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ふえる名刺を上手に管理

 日本における名刺交換はビジネス上のマナーであり、ルール化されてもいるわけですが、それでは名刺管理の方法はというと、逆に自由で、個人の裁量によって行わることがほとんどです。このため、名刺管理は、ビジネスパーソンに必須のスキルともなっていて、名刺管理が仕事の悩みの元になっている人も多いようです。
 個人の力量が問われる分野でもありますから、なるべく時間をかけずに、なおかつスマートに行いたいというのが本音でもありますが、なかなか楽して便利に、しかもお金をかけずに、とはいかないのが現状です。そもそも名刺の整理にどの程度の時間とお金をかけるのかも、個人の考え方で変わってきますから人によって様々な管理方法が出てきます。例えば名刺をいつ整理するかも、人によって大きく異なります。名刺をいただいた日に毎日電子化して整理するまめな人もいれば、定期的に名刺整理を行う人、探しにくいと感じた時にようやく整理する人、また整理せずに必死に名刺を探すのが日課となっている人もいるでしょう。
 そして整理の方法も、名刺をファイルやホルダーで物理管理する人、データ化して管理する人など、実に様々。ですが、どんな管理方法であれ、確認の必要があるときに、すぐに探せること、これが最終目的です。スマートフォンアプリを利用した名刺管理のメリットは、いただいた名刺を持ち歩くことなく、外出先ですぐに名刺を確認できる事です。Android、iPhone ともにシンプルなものから、高機能なものまで揃っています。
 単純に画像データとして扱うものから、文字認識機能付きのアプリまで、種類は様々。無料版で使い勝手が確認できるので、実際に試してみて自分に合ったものを探すのが一番です。あなたの名刺管理は、アナログ派でしょうか、デジタル派でしょうか。あるいは両方を組み合わせて管理している人もいらっしゃるでしょう。それで上手く回っているのなら良いのですが、自分の名刺管理に不安があるのなら、一度名刺管理の方法を見直してみましょう。
 どんな方法で名刺を管理するにせよ、名刺管理で一番大事なのは、いつ誰に貰ったものか分からない、顔は分かるのに連絡先が探せないといった、名刺と人を結びつけることができないという状態にならない事です。数が少なければ問題はありませんが、増えてくるとこうした状態になりがちですね。また、いざ連絡を取ろうとした時に、名刺を探すのに時間がかかってなかなか探せないという時間の無駄も避けたいところです。
 まずは、名刺を貰ったらなるべく早いうちにいつどこで、どんな用件で貰ったものなのかをメモして置きましょう。人の顔を覚えるのが苦手な人は、似顔絵や特徴も書き加えておくことで記憶を呼び覚ますきっかけにもなります。これはアナログ派でもデータ派でも同じです。増えていく以上、いつか不要な名刺も出てきますので、名刺を取捨選択する目安にもすることもできます。結局はこうしたひと手間が、せっかくつないだ縁をムダにしない人脈作りの基本となるのです。
 次からは、もう少し具体的に、アナログ派、パソコン派、そして最近増えてきたスマートフォンを使った名刺管理の方法を見ていくことにしましょう。

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